MediaMu

Image source: dsolusi.com/service/it-consultancy/

Bagian pertama artikel ini adalah beberapa rekomendasi saya dalam merespon contoh perusahaan software fiktif dari hasil yang telah dipelajari di materi-materi sebelumnya. Bagi Anda yang belum tahu tentang Training Google IT Support dapat mencarinya di mesin pencarian di internet. Baiklah, berikut contoh quiz untuk mengalasi kebutuhan Layanan IT Infrastruktur terhadap Network Funtime Company.

Network Funtime Company adalah perusahaan kecil yang membangun software open-source. Perusahaan ini terdiri dari insinyur software, beberapa desainer, satu orang di bagian Sumber Daya Manusia (SDM), dan tim penjualan yang terdiri dari beberapa orang. Secara keseluruhan, ada 100 karyawan. Baru-baru ini mereka mempekerjakan Anda sebagai administrator sistem di departemen IT mereka.

Saat mempekerjakan karyawan baru, SDM membelikan laptop untuk melakukan pekerjaan mereka. Perwakilan SDM tidak terlalu paham akan tipe perangkat keras yang ada; apabila seorang karyawan baru mengajukan permohonan untuk sebuah laptop, SDM akan membelikan laptop paling murah yang tersedia secara online. Karena itu, hampir setiap orang memiliki model laptop yang berbeda. Uang perusahaan untuk dibelanjakan tidak terlalu banyak, jadi mereka baru memesan laptop ketika seseorang dipekerjakan. Oleh karena itu, butuh beberapa hari sebelum seorang karyawan bisa menggunakan laptopnya untuk bekerja.

Perusahaan tidak melabeli komputer, oleh karena itu apabila sebuah komputer hilang atau dicuri, tidak ada cara untuk memastikannya. Tidak ada sistem inventaris untuk mengetahui apa yang dimiliki perusahaan saat ini.

Setelah sebuah komputer dibeli, karyawan SDM menyerahkannya kepada karyawan baru untuk disiapkan. Insinyur perangkat lunak yang menggunakan Linux harus menggunakan USB drive dan menambahkan distribusi pilihan mereka ke laptop. Kapan pun seseorang berurusan dengan SDM -- baik itu terkait kantor atau teknologi -- mereka mengirim email langsung ke perwakilan SDM.

Saat karyawan baru mendapatkan komputer, mereka diberi info login untuk menggunakan layanan cloud. SDM memberi pengarahan pribadi untuk memastikan mereka bisa login. Ini menghabiskan beberapa jam waktu SDM untuk setiap karyawan baru. Jika seorang karyawan lupa info login mereka, tidak ada cara untuk mengetahui password mereka dan mereka hanya bisa mengingat-ingatnya kembali. Syarat password komputer karyawan tidak begitu ketat.

Saat ini layanan perusahaan tersebut banyak terdapat di cloud, seperti email, pengolah kata, aplikasi spreadsheet, dll. Untuk komunikasi secara langsung, mereka menggunakan aplikasi Slack.

Contoh Rekomendasi Konsultasi: 

Network Funtime Company saat ini telah berjalan dengan IT Infrastructure yang cukup untuk operasional bisnis, namun masih terdapat permasalahan-permasalahan yang memperlambat kinerja IT, kinerja SDM, serta memungkinkan berdampak terhadap kinerja bisnis.

Beberapa hal yang dapat direkomendasikan adanya manajemen perubahan dalam IT Infrastructure dan IT Service berdasarkan batasan yang dimiliki perusahaan sekarang. Terdapat beberapa hal yang boleh dipertimbangkan:

First, Jumlah karyawan di perusahaan telah mencapai 100 orang, artinya secara bahasa mudah bahwa terdapat 100 perangkat komputer entah itu laptop maupun model desktop yang dibutuhkan. Masalah inventarisasi perangkat belum terdokumentasi dengan baik yang berdampak ketika terjadi perangkat tersebut menghilang, relokasi, dan/atau masalah garansi resmi vendor itu. Rekomendasinya adalah best practice inventaris perlu dilakukan setiap adanya pengadaan barang tipe komputer apapun oleh bagian IT (hindari bagian non-IT yang melakukannya), karena ada banyak hal teknis yang perlu digali dan dicatat. Serta pemilihan laptop bukan oleh bagian SDM saja, namun perlu konsultasi dan identifikasi spesifikasi perangkat oleh bagian IT.

Second, Terdapat faktor yang memperlambat bisnis ketika terjadi jeda tunggu laptop baru ketika laptop lama bermasalah atau sedang pengadaaan untuk karyawan baru. Rekomendasinya perusahaan sebaiknya menggunakan prinsip fail-safe procedure (redundancy / backup system) untuk menstock laptop baru/second di gudang perusahaan dan telah dipersiapkan secara hardware. Ketika dibutuhkan dapat langsung dikonfigurasi oleh bagian IT dengan cepat, efisien, dan tidak membuat jeda tunggu yang signifikan. Jadi, sangat berisiko dalam hal waktu dan pemilihan spesifikasi, serta ada tidaknya barang tersebut di pasaran yang compatible ketika hanya mempersiapkan laptop baru hanya ketika karyawan datang.

Fourth, penggunaan password yang tidak begitu ketat membuat masalah baru dalam jangka panjang di berbagai sisi. Rekomendasi best practicenya adalah buatlah Policy security (kebijakan keamanan) yang turut diikuti oleh non-IT personeel. Misal seperti aturan pembuatan pasword minimal 8 karakter, huruf kecil, huruf besar, simbol, serta mewajibkan rutin diganti setiap beberapa bulan yang disetting otomatis oleh bagian IT secara remote (melalui Directory service). Fifth, best practice ketika lupa password perlu adanya standar dalam komunikasi kepada bagian IT, dan melarang semua karyawan termasuk petinggi perusahaan sendiri menuliskan di sebuah meja, kertas, atau memfotonya dengan ponsel mereka. Salah satu rekomendasi adalah dengan menyediakan nomor kontak hotline yang bisa dihubungi oleh ponsel pribadi mereka untuk layanan dukungan teknis, serta otentikasi yang ketat terhadap ponsel pribadi bagi yang sedang memanggil kontak dukungan teknis tersebut apakah orang yang benar / sah atau tidak sah, atau solusi kedua adalah menambahkan beberapa security question dalam tampilan login OS tersebut yang hanya diketahui oleh user-user tersebut untuk kemudian mereka mengganti password lama dengan password baru yang diinginkan.

Demikian, ini hanyalah satu contoh soal pertama di sektor Perusahaan Software Fiktif dari Kursus IT Support. Untuk contoh soal kedua (Perusahaan Ritel Gadget), dan ketiga (Organisasi Nirlaba) akan saya bahas di artikel berikutnya. Silahkan subscribe blog saya untuk artikel terbaru lainnya. Terimakasih.

Bagi Anda yang tertarik mengikuti Kursus IT Support ini dapat menunggu jadwal berikutnya melalui Beasiswa Kemenkominfo Digitalent Scholarship melalui website https://digitalent.kominfo.go.id/ atau bisa juga tanpa beasiswa dengan membayarnya secara langsung melalui https://www.coursera.org/professional-certificates/google-it-support dengan harga $39 USD/bulan hingga selesai sesuai waktu belajar Anda membutuhkan berapa bulan lamanya.