MediaMu

Image source: https://www.slideshare.net/vsawant/swot-analysis-25276761

Teori SWOT ini pertama kali di uji coba dan publikasikan pada tahun 1966, dan modifikasinya baru selesai tahun 1973. Saat tahun 2004 teorinya sudah dikembangkan penuh dan terbukti mampu mengatasi masalah-masalah hari ini (source: Stanford Research Institute International Alumni Association, Holiday Greetings Newsletter, 2005).

Dalam sebuah dokumen Holiday Greetings Newsletter oleh Standford Research Institute International Alumni Association menyebutkan:

Kami awalnya langkah pertama dengan mempertanyakan, "Apa yang baik dan buruk mengenai operasi?" Terus kami bertanya lagi, "Apa yang baik dan buruk saat sekarang dan akan datang?"

"Apa yang baik saat sekarang adalah kepuasan, yang baik masa akan datang adalah peluang. Yang buruk masa sekarang adalah kesalahan, dan yang buruk masa akan datang adalah ancaman.

Makanya disebut dengan singkatan S-O-F-T. Ini akhirnya dirubah menjadi S-W-O-T.

Strength (S) adalah bagian awal kerangka SWOT dalam merencanakan sesuatu, ataupun dalam mengembil keputusan, hingga mengendalikan situasi.

Dalam strength seseorang dapat dilihat apa saja kelebihan yang dimilikinya.

Berbeda dengan Oppurtonity (O) yaitu apa saja "yang memungkinkan dihasilkan" atau "memiliki suatu peluang mendapatkan sesuatu atau menjauhi sesuatu yang tidak diinginkan.

Dan kalaunya Weakness (W) adalah kelemahan yang yang nampak atau terkesan ada pada diri seseorang.

Terakhir adalah Threat (T) atau dampak/ancaman/kemungkinan negatif yang didapatkan pada diri seseorang itu, atau pada suatu keputusan dan kebijakan.Bisa disebut juga sebagai strength weakness opportunity threat secara berurutan untuk memudahkan mengingatnya.

Analisis SWOT ini menyediakan prinsip baik sebagai mereview sesuatu hal, posisi dan arah suatu perusahaan atau bisnis proposition, atau ide lainnya. (source: businessballs.com).

Walaupun teknik ini sering digunakan dalam hal penelitian atau statistik, tetapi SWOT ini sebenarnya sebuah alat pengukuran subjektif berdasarkan opini seseorang. Pengukuran (assessment) data SWOT dapat dibagi menjadi urutan logis baik membantu memahami, presentasi, diskusi, dan pengambilan keputusan (source: businessballs.com).

Ada juga yang hampir mirip dengan SWOT yaitu teknik Cartesian Coordinate yang sering digunakan dalam sesi motivasi dan management trainee/HR training. Dan teknik WFO (Well-Formed Outcome) yang sering digunakan dalam konseling karir. Namun tetap kedua teknik ini bisa digunakan di situasi apapun. Silahkan saja tunggu artikel selanjutnya mengenai kedua teknik ini.

Sekarang kita fokus pada SWOT dan POAC. saja karena dalam konteks Bisnis dan Organisasi teknik ini yang lebih cocok dan lebih efektif di setiap sudutnya.

Dengan kata lain teknik SWOT dan POAC juga kurang cocok untuk kelas motivasi, pelatihan, ataupun konseling.

Prinsip kedua yang juga penting adalah POAC berasal oleh George R. Terry dalam bukunya Principle of Management (1960), yang bisa saya ringkas dengan bahasa saya sebagai berikut:

1. Planning

Kelebihan (Strengths) = Sumber daya +

Peluang (Opportunities) = Keuntungan / Hasil-hasil

Kekurangan/kelemahan (Weaknesses) = Sumber daya -

Hambatan/Dampak (Threats) = Ketidaksanggupan / kurang-maksimal

2. Organizing

Latar belakang

Tujuan / Visi

Pengarah (SC) + Job description

Pelaksana (OC) + Job description

Rincian masing” Job / Misi

3. Actuating

Fokus pd masing” job

Membantu job teman” (kondisional)

4. Controlling

Emosi SDM

Lingkungan

Waktu

Kebijakan/Keputusan

Ilustrasi SWOT Matrix bersama Prinsip POAC

Contoh Penerapan SWOT dan POAC dalam Bisnis

Jadi, kita dalam berorganisasi akan menggunakan dua metode PENTING yaitu telah kita bahas sebelumnya POAC dan SWOT. Yang SWOT adalah bagian di dalamnya POAC, silahkan simak ilustrasinya di gambar sebelumnya.

Pada contoh penerapan dua metode tersebut dengan kasus bisnis pulsa, bagaimana agar Anda punya rencana, proses, dan hasil yang lebih baik jika menjalankan analisis dengan POAC dan SWOT ini.

image source: uangteman.com

A. PLANNING

Sebelum memulai terjun ke bisnis pulsa Anda mungkin menghitung-hitung berapa modal yang dibutuhkan, bagaimana bisnisnya apakah harus pakai kios/tempat ataukah dengan memberitahukan ke teman dan rekan-rekan kerja Anda saja bahwa dapat mengisikan pulsa mereka.

Lalu setelah rencana pertama tersebut muncul di pikiran Anda, maka Anda dapat melanjutkan langkah S.W.O.T yaitu pertama Apakah bisnis pulsa ini sesuai dengan modal Anda (strength)? dan kemampuan Anda memutar uang dengan tidak merugi (Threat)? pembagian kesibukan dengan waktu kerja utama Anda atau waktu utama kuliah Anda sehingga Anda dapat mengatasi sibuknya Anda nanti (akan menjadi weakness jika akhirnya Anda terbengkalai kuliah atau terganggu dalam pekerjaan utama). Dan Sudahkah Anda memproyeksikan berapa pendapatan bersihnya nanti (Opportunity) per bulan/minggu/transaksi bisnis pulsa Anda? jika yang terjadi adalah pengeluaran sama dengan pendapatan maka ini bukan pekerjaan namanya.

Dalam SWOT ini bisa juga seperti strengths (maintain, build and leverage), opportunities (prioritise and optimise), weaknesses (remedy or exit), threats (counter) (source: http://www.ots.ie/2011/05/swot-analysis-the-key-to-business-planning/ ).

image source: kafilahreload.com

Untuk mengetahui perhitungan pendapatan bersih atau disebut profit Anda berikut adalah formula matematikanya:

"OMSET penjualan pulsa - MODAL (modal isi pulsa/modal perbulan tergantung skema Anda) = PROFIT (penjualan bersih)"

B. ORGANIZING

Dan, untuk tahap berikutnya adalah bukan PLANNING lagi, tapi kita sudah harus membuat kerangka kerja bisnis dengan lebih detail apa yang dibutuhkan, apa yang harus dikerjakan setiap waktunya siang dan malam, dan lain-lain, yaitu ORGANIZING.

C. ACTUATING

Setelah terbuatnya kerangka kerja atau haluan kerja yang jelas, maka sudah siap Anda terjun dan menjalankan bisnisnya dengan mudah dan lebih baik.

Hari-hari Anda akan diwarnai dengan banyaknya perhitungan harga produk penjualan Anda.

Pada prinsip ACTUATING yang efisien Anda harus fokus pada kewajiban Anda dan juga pada Hak pembeli.

D. CONTROLLING

Pada CONTROLLING ini kadang Anda pasti akan menemui yang namanya pelanggan yang 'Sengaja' mengkasih uang besar agar Anda dapat memberikan uang kembalian recehan / yang lebih kecil. Namun ada juga yang 'Memang benar tidak punya uang kecil'.

Tetapi, jika dalam kasusnya mereka tersebut 'Sengaja' dan membuat Anda kesal tidak ada uang kembalian, maka kadang dibuat 'Memiliki hutang' dengan mereka. Di sini Anda harus mampu melakukan manajemen emosi di diri Anda agar tidak kesal.

Juga kalau memungkinkan katakanlah sejujurnya jika sebelum Anda mengisikan pulsa mereka 'Apakah Anda mau bayar uang pas atau tidak ada uang kecil?" seperti itu, agar Anda tidak terbebani 'sebagai mempunyai hutang'. Inilah bisa disebut dengan kebijakan bisnis Anda.

Anda juga harus memberikan layanan dan batasan dalam jalannya bisnis pulsa Anda, apakah Anda dapat 'memberikan pinjaman isi pulsa dan dibayar besoknya' ataukah tidak. Dan juga waktu pelayanan Anda apakah Anda selalu aktif walaupun larut malam jika ada yang mau minta isikan pulsa Anda. Disini Anda harus mampu melakukan CONTROLLING dengan baik agar komitmen dan konsistensi kestabilan bisnis Anda mencapai tingkat produktivitas yang baik.

Contoh Penerapan SWOT dan POAC dalam Organisasi Kemahasiswaan Tugas KKN di Pedesaan

Jadi, kita dalam berorganisasi akan menggunakan dua metode PENTING yaitu telah kita bahas sebelumnya POAC dan SWOT. Yang SWOT adalah bagian di dalamnya POAC, silahkan simak ilustrasi sebagai berikut:

1. PLANNING (Huruf 'P' dari P.O.A.C)

A. OBSERVASI DAN ANALISA LINGKUNGAN

Kebutuhan Religus

Kebutuhan Sosial

Kebutuhan Berbudaya

Kebutuhan Mengadministrasi Desa/Tempat Ibadah

Kebutuhan Tenaga Kerja/Guru

B. OUTCOME IMPLEMENTASI PROGRAM

RELIGIUS

Membina anak-anak dan remaja dalam hal ibadah (sudah optimum).

Pembelajaran mengaji Al-Qur’an & Tadarussan (sudah optimum).

Pembelajaran Hadis-hadis Terapan

Pengkaderan guru Mengaji/guru TPA (sudah optimum).

Ceramah / Majelis ta’lim (malam jum’at berkala)

Khutbah Jum’at

SOSIAL

Konseling dengan Preman (tdk perlu)

Konseling dengan Aparat desa (Kurang aktif)

Mensosialisasikan hukum & dampak Narkoba/NAPZA (tdk perlu/tdk ada kasus)

Mensosialisasikan dampak merokok (anak” urgen ditangani)

Mensosialisasikan hukum Kekerasan Dalam Rumah Tangga & Perlindungan Anak (tdk perlu/ tdk ada kasus)

Menerapkan hidup bersih dalam lingkup lingkungan

Syukuran/selamatan

Nonton bareng / Bedah film (tdk memungkinkan)

Memberikan pemberdayaan utk anak-anak bermain dan mendidik (berjalan)

Sholat jenazah (sdh optimum)

BUDAYA

Musyawarah dgn warga agar memahami budaya individual yg beragam (nasionalisasi / bhinneka tunggal ika) > soal sekolah umum dan ponpes. > ini tentang nasib anak-anak.. > (sedang dikembangkan)

Tahlilan / Mahaul (sdh optimum)

Sambahyang Hajat

ADMINISTRASI

Pengadaan tempat ibadah / Kelengkapannya.

Pengadaan/Pembuatan; pelang-pelang batas desa, batas RT, serta lampu di jalan/perumahan/pelabuhan.

Gotong-royong Perbaikan jembatan/jalanan

Melengkapi administrasi kepala desa (struktur, mendata warga)

UMUM

Mengajar di SDN 1 ABCDE

Membuat proposal Pengembangan Di SDN 1 ABCDE

Meningkatkan kinerja perangkat desa pada Balai Desa

Mengajar di Sekolah & Madrasah

2. ORGANIZING (Huruf 'O' dari P.O.A.C)

Tepat seperti yang saya katakan di paragraf sebelumnya:

Latar belakang

Tujuan / Visi

Pengarah (SC) + Job description

Pelaksana (OC) + Job description

Rincian masing” Job / Misi

Maka dalam tahap ini dapat kita jabarkan apa yang melatarbelakangi kegiatan program kerja kita di kelompok KKN kita ini? dan apa tujuannya apa yang ingin didapatkan atau orang lain dapatkan? Siapa yang mampu mendesain dan merancangnya (Pengarah)? dan berapa orang saja yang dibutuhkan agar bejalan kegiatannya nanti (Pelaksana)? Dan lain-lain.

Intinya, tidak kaku dengan namanya Pengarah dan Pelaksana, jangan membagi-bagi hal tersebut untuk teman Anda di saat KKN, prinsip P.O.A.C hanya sebagai penyederhana dan efisiensi berpikir agar mudah dalam berorganisasi dan "TIDAK ADA YANG TERLEWATKAN".

3. ACTUATING

Fokus pd masing” job.

Membantu job teman” (kondisional).

Dalam tahap ini contohnya saat berlangsungnya kegiatan. Para panitia atau rekan mahasiswa KKN kita saling mengerjakan kewajiban dan wewenangnya masing-masing.

Tetapi bukan berati kaku dan tidak mau tahu apa urusan teman di sampingnya sendiri.

Melainkan tahu mana yang prioritas dan mana yang belum harus dibantu.

4. CONTROLLING

Emosi SDM

Lingkungan

Waktu

Kebijakan/Keputusan

Dan saat dalam kondisi berkelompok atau dalam sudut pandang sistem keorganisasian, maka masing-masing anggtoa dapat memicu kedamaian atau mediasi jika ada anggota yang bermasalah.

Masalah yang muncul bisa saja masalah emosi.

Be Flexibel (Jadilah Fleksibel)

Disana ada cara lainnya dalam menerapkan SWOT tentunya, bergantung pada kondisi dan target Anda, contohnya bila memfokuskan ke suatu departemen/divisi ketimbang ke seluruhan bisnis/perusahaan, maka ini bisa mudah menjadikan termanejemen, akuntabilitas, dan tepat sasaran (source: businessballs.com)

Evaluating (Prinsip tambahan)

Hal tambahan yang sebaiknya ada namun tidak wajib, tergantung situasi yaitu adanya evaluasi dari sebuah tujuan ketika sudah dicapai, dijalankan, atau direncanakan. Dalam evaluasi Bisa melalui pengecekan atau diskusi kebelakang apa saja yang telah dilewati, dan menganalisa bersama-sama ataupun sendiri. Dan dalam evaluasi jangan sampai terjadi "Did forgot (melupakan)", tetapi "Did Ikhlas (mengikhlaskan)" suatu hal jika itu tidak sesuai yang diinginkan dari tujuan sebelumnya. Karena setiap hal yang dilupakan dengan sengaja akan beriseko terjadi defense mechanisme "repression".

Sejauh ini, ada pertanyaan? silahkan tinggalkan komentar.